貸切イベントパーティー会場を
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貸切イベントパーティー会場がよく使われる用途・目的

• フォーマルな会合と交流会

  貸切イベントパーティー会場がよく利用される目的の一つに、イベント・パーティーの中でも、講演会・学会・入社式などのフォーマルな会合のあとに飲食を伴って交流会が行われるようなイベントがあります。このケースですと、グレードによりますが、ホテルや結婚式場の空き時間や高級な貸切イベントパーティー会場など、フォーマル感があり、食事がでるような会場が利用されるケースがあります。ホテルや結婚式場で行うと本格的ですが、やはり食事も含めトータルコストがどうしても跳ね上がってしまいますから、最近ですと貸切イベントパーティー会場にケータリングをセットでご利用されるケースも増えてきております。

• カジュアルな会合/発表と交流会

  大人数の観客に向けてパネルディスカッションやプレゼンテーションなどの企画モノを実施するイベントや、社員総会・決起会などが想定されます。このような場合は、硬い貸切イベントパーティー会場やホテルなどで行うというよりは、カジュアルなスペースで実施することが集客において重要になることもあります。その後の交流を目当てに参加する方も多いですから、通常は貸切イベントパーティー会場やイベントスペースにケータリングや飲食物を準備して２部制にしたうえで、後半は交流会になることが多いです。

• 大型商業イベント

  いわゆる商業イベントであり、ファッションショーや展示会の性質を含む企画、または演奏などの音楽イベントなどが考えられます。このような用途ですと、音響・照明・映像設備の充実度が肝になってきます。設備や雰囲気が重要になりますから、それぞれの専門性に従って、音楽ホール、クラブハウスのような専門的な施設が選ばれることが多くなります。
  
  

• 交流会/パーティーメインのイベント

  同窓会など、知り合いとの交流をメインに行うようなイベントの場合、いわば人数が多い飲み会のような形で開催されます。会合の趣旨としても、飲食および会話による交流がメインになりますから、大型の貸切可能なレストランやパーティー会場がメインで選択されます。

• 小型の個室系スペースや民泊会場でのパーティー

  知り合い同士で、飲食店でテーブルを囲んで実施するのではなく、もっと家にいるような感覚で深い交流をしたい場合には、最近では民泊のようなフリースペースや小型スペースで地べたに座る形でのパーティーも増えてきています。

1. 種類やグレード

先ほど挙げたような用途に応じて、適したスペースは変わってきます。大枠の種別は下記のようなスペースの種類に分類されます。

1. ホテル・結婚式系宴会場で、フォーマルイベントと交流会での利用

   例）ホテル宴会場、明治記念館、目黒雅叙園、八芳園、 IVYHallなどの結婚式場
   グレード：☆☆☆☆☆
   …由緒あるスペースが多く、ホテルや結婚式の食事がつきますから、どうしても１名あたり7,000~15,000円の予算が必要になってきます。ゲストのグレードが高い場合や、年齢層が高い場合には、フォーマルなスペースが選択されます。
   
   

2. 大型イベントスペース・貸切イベントパーティー会場＋ケータリング

   例）恵比寿GardenHallなどのイベントスペースやTKPなどの貸切イベントパーティー会場＋ケータリングでの利用
   グレード：☆☆☆☆
   …イベント性が高くカジュアルな雰囲気が要求される場合には大型イベントスペースなどを利用されます。いわゆるホテル宴会場よりは予算が低く開催可能です。グレードを下げると、貸切イベントパーティー会場＋ケータリングなどで実施することも増えてきております。
   
   

3. エンターテインメントのための専門ホール

   例) クラブホール、Zepp、東京文化会館
   …商業イベントが行われる施設でコンサートなどが行われる場合、選択できる会場は限られます。音響設備や照明施設などが充実した会場を選択することになるので、あとは場所と予算と人数によって大枠絞られることになります。
   
   

4. 多目的パーティースペース・飲食店スペース

   グレード：☆☆☆
   例）レストラン会場
   …いわゆる交流会をメインとした異業種交流会や同窓会などの場合には、レストランなどのパーティースペースが選ばれます。食事のグレードと予算をベースに選択していきます。
   
   

5. 小型スペース

   グレード：☆☆
   例）民泊スペース、少人数パーティースペース、コワーキングスペース
   …人数が5~20名くらいまでの会合ですと、ちょっとした民泊スペースなどを利用されることが増えています。少人数で密に交流をしたい場合などは、居酒屋などでは適切でないケースがあり、いわゆる家飲み感やコミュニティ感を出すために、よりカジュアルに交流できるスペースが求められています。
   
   

2. 食事のグレード

イベント・パーティースペースでは、企画があったとしても、やはり飲食のグレードが重要なポイントです。企画が楽しいものであっても、その後の飲食のグレードがよくないと評判が下がってしまうケースも多々あります。お客様のニーズやグレードにあった食事や飲み物の用意が重要です。特にスペースにケータリングが専属で付属してしまう場合などは、実際のメニューの確認などは意外と落とし穴になるので、注意が必要です。

3. 転換

企画モノ＋交流会の２段階で考えられるお客様も多いと思いますが、同一会場で企画モノと交流会を行うのか、会場を２会場押さえて、移動をして別々に行うのかについては、事前によく考えて注意する必要があります。同じ会場で企画モノと交流会を行う場合は、転換と言われる作業が必要になります。特に大人数でのイベント開催に、会場の転換はつきものですが、その準備時間は一時的にお客様に会場の外に出ていただくことが必要なこともあります。転換準備には、作業のための人も多く投入されるため、転換費用なども請求されることがほとんどです。一方で、転換ができない会場では、２会場を抑える必要がでてきますし、もちろん会場費も２会場分請求されることになります。大きな部屋を２つ以上抑えることが困難な場合もあります。どちらのスタイルでイベントを行うのかに関しては、性質に合わせてよく考えましょう。

4. 人数調整によるキャンセルポリシー

多くのイベント・パーティーでは集客をする必要がありますが、集客は会場を決めてから行うことが一般的です。そうした場合、思ったより人数が集まらないと、イベント全体が赤字になってしまうこともあり、集客に合わせて柔軟に企画をしていかなければなりませんし、もしもの場合のキャンセルなどにも備えなければなりません。多くのイベントスペースは厳しいキャンセルポリシーを設けている場合がありますので、注意してスケジュールと睨めっこしながら、人数調整やイベント開催自体のリスクを見極める必要があります。

貸切イベントパーティー会場でチェックするべき備品・設備

イベント・パーティー会場で主に使われる備品は、「プロジェクター」「スクリーン」「マイク」「音響設備」「椅子」「コンセント」「演台」などです。特に企画モノを実施する際には、装飾、照明、音響、映像の設備が整っているかが重要になります。プロジェクターなどは、会場費に含まれる場合もありますが、含まれない場合は、10,000円〜20,000円程度と比較的レンタル料金が高い会場も多くあります。プロジェクターが高価な場合は、エイチが代わってレンタルすることもできるので、コンシェルジュの際にお申し付けください。パネルディスカッションなどでは、ゲストには高い椅子や演台・ステージなどが必要ですが、それらの設備がないような会場で行ってしまうと、後ろから見えにくいなどの事態が発生します。また、照明などに凝るパーティーをしたい場合には、揃っている機材などが会場によって異なりますので注意が必要です。これらのミスを減らすためには、内見の前に事前のシミュレーションをよくしながら、進行台本などをもとに会場側と綿密に打ち合わせを重ねる必要があります。費用についても注意が必要で、会場費のみで全ての費用が賄えることはほとんどありません。大型イベントになると、専門の音響オペレーター人員や照明オペレーター人員の費用もかかってきます。また、空調や電力、ゴミ処理料金なども追加されます。