貸し会議室を
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貸し会議室がよく使われる用途・目的

• セミナー・講習・講演会

  最も使われる用途はセミナーになります。不動産投資セミナーや保険セミナー、資格のための講習など新たな知識・スキル・ノウハウを提供するための学習の場として利用されます。10名〜数十名規模のセミナーが多く開催されます。その後の懇親会なども、移動を伴わない方が好ましい場合には、そのままケータリング等を準備して簡単なイベント会場にして利用される場合も多くあります。

• 会議・研修

  会社内の社員研修や営業会議など、社内での会議室が不足していたり、大人数で集まって決起会などをする場合などで大きな会議室を保有していない場合などに外部の貸し会議室が利用されます。数名規模から数百名規模まで、会社の規模によって様々です。
  

• 会社説明会・面接・インターンシップ・入社式

  主に採用の用途で外部の会議室をご利用になられます。特に、都心の会社が地方で採用を行ったり、地方の会社様が都内で採用を行ったりする際には、会議室としてのプロパティを持っていないため、外部の会議室が利用されます。
  

• 学会・国際会議・株主総会・記者会見

  ー外部の来賓ゲストやお客様を招聘する場合など、自社で開催するにはアクセスが悪い場合、新幹線などからアクセスのよい品川駅や東京駅などで開催することが多く、外部の貸し会議室が利用されます。
  

• 試験・入試

  全国から試験を受けたり入試のために来られる場合、全国各都市で試験等を開催します。主催者が全国に施設を保有していることは稀であり、外部の貸し会議室を利用されることが多くなります。マイクや音響施設なども整っており、使いやすくなっています。
  

1. グレード

会議室なんて全部同じ・・・と思われる方もいらっしゃいますが、明確に会議室にはグレードがあります。

• ◼︎ ハイグレード会議室

  来賓ゲストなどを招聘しても恥ずかしくないレベルで、特に医療系の学会や国際学会などで海外からゲストをお呼びする際にはグレードにも心配りをする必要が出てきます。いわゆるホテルの宴会場で行っているような集会を、リーズナブルかつカジュアルにしたレベルです。このようなグレードの高い会議室は、大人数対応も可能な施設が多く、天井高なども考慮されており、駅からのアクセスも確保され、主要駅にいくつかある程度で数は多くありません。
  例）東京国際フォーラム、六本木アカデミーヒルズ、虎ノ門ヒルズフォーラムなど

• ◼︎ スタンダード会議室

  通常のセミナー・講習・研修・会社説明会・インターンシップ・面接・試験など、外部から集客をするがコスト感を重視したい場合、会議室グレードは主にスタンダードグレードになります。一般的な長机と椅子が用意され、スクール形式で２名掛けか３名掛けで行われるものが主流です。インターンシップや面接では島型にしてグループワークなどを行うこともあるでしょう。

• ◼︎︎ コスパ重視会議室

  古いビルに入っていたり、設備が古かったりしながら、ペンシルビルの一室などに机と椅子を設置して会議室にしたものが主流です。最近では、ワンルームマンションに机と椅子を設置して、簡易な６名程度の個室を作って会議室にしている場合もみられます。 このタイプの会議室は、もちろん格安であるという特徴があるのですが、一方で外部のゲストを呼ぶのは難しい場合も多く、社内会議や内輪のセミナーなど、利用用途は限定的になりがちです。

2. 立地・駅からの距離

やはり、会議室は主に外部の方を招聘したりお客様を集客した上で開催することが多いので、お客様が集まりやすい場所を選ぶ必要があります。都内ですと、東京駅、品川駅、渋谷駅、新宿駅など山手線の主要駅での開催が好ましく、大阪では、新大阪、梅田、なんば、愛知では、名古屋、栄などでの開催が主になっております。また、最寄り駅から徒歩５分以内はやはりお客様のことを考えると確保したいラインです。駅からの道がわかりにくいと、お客様が迷われ、参加できなくなるなどというリスクも抱えますので、開催の際は道順までご案内差し上げるのが丁寧かもしれません。

3. 参加人数・席形式/レイアウト・会場キャパシティ

もちろん、会議室を利用するわけですから、参加人数が重要になります。しかし、参加人数だけでは、どの会場を選択するのが良いのかを決めることはできません。席形式やレイアウトを決める必要があります。スクール形式なのか、島型(グループ形式)なのか、シアター形式なのか、T字型、ロの字型、立食型など、選択しながら、会場の広さだけでなく、会場の形状なども踏まえて決定する必要があります。特にスクール形式の場合は、机の長さなどを間違えて３名掛けにすると狭くなってしまったり、島型の場合は、面積としては可能だと判断しても、実際のレイアウトを行うとかなり狭く感じるような場合もありますので、ご注意ください。

4. キャンセル料の規定

会議室を利用するセミナーなどでは、人数が最終まで確定せず、キャンセルせざるを得なくなる場合も多くあります。いつからどの割合でキャンセル料金が発生するのかを確認して、自社の開催スケジュールや、人数確定のスケジュールと合った会場を選ばないと後悔することもあるかもしれません。また、キャンセルの可能性が見込まれる場合には、キャンセル料金の対象が会場料金のみなのか、備品などにも発生するのかなど細かな規定も把握していないと、後で大きなトラブルになることもあります。

会議室でチェックするべき備品・設備

会議室で主に使われる備品は、「プロジェクター」「スクリーン」「マイク」「ホワイトボード」「Wi-fi・インターネット」「コンセント」「演台」などです。

※プロジェクター・スクリーンを会場でレンタルされる場合の注意点
最も使われる備品です。価格は会議室によってマチマチですが、5,000円〜20,000円程度かかるような会場も多くあります。プロジェクターが高価な場合は、エイチが代わってレンタルすることもできるので、コンシェルジュの際にお申し付けください。また、あまりに安いプロジェクターはスペックに注意しましょう。2,000ルーメン以下のプロジェクターなどですと、部屋を暗くしなければ見えない場合もあります。また、パソコンとの接続端子が揃っているかなど確認の上で、レンタルするのがよいでしょう。また、プロジェクターを机に置いてスクリーンに投影する場合などは、机の一部が席として利用できなくなる場合もありますので、会場にしっかり確認されることをお勧めします。スクリーンは、天井高が低い場合に、後部席から見えにくい場合などもありますので、高さや大きさ（インチ）など注意が必要です。

※「マイク」を会場でレンタルされる場合の注意点
一般的には有線か無線かを選択します。ワイヤレスの場合は、一般的によく使用されているのが800MHz帯のワイヤレスマイクです。マイクは、会場の広さによって、不要な場合が多くあります。30名程度のセミナーであれば、マイクを使うとかえってセミナー内容が頭に入りにくい場合があるので、気をつけましょう。ワイヤレスマイクは、線を気にせずに講義などができるため好まれますが、混信してしまう場合がありますので、できる限り有線をお使いになることをお勧めします。

※「Wi-fi」を会場でレンタルされる場合の注意点
昨今では、セミナーを聞きながらインターネットを繋いで仕事をするような場面がよくあり、インターネット/Wi-fiに繋げられるかという質問はどの主催者もされたことがあるかと思います。設備にWi-fi接続可能と書いてあっても、実際は全員がアクセスすると不安定になってしまったり、PCを使った講座を開催してみると「実際には使い物にならなかった」などという失敗談も聞かれます。接続台数をしっかり計画した上で、不足する場合は、強力なWi-fiや複数台の準備を整えるなどの入念な準備をしないと、会全体のミスにつながりますので、注意した方がよいでしょう。